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法律顾问
涉外经贸法律文件的起草与翻译
发布日期:2011-04-23 16:35:49
 

                           
在涉外经贸合作中,一般都需要涉外律师参与谈判、起草文件、提供咨询、进行见证等事宜。作为一名从事涉外工作的律师在进行上述工作时,不仅要有驾驭中文经贸法律文字的能力,而且要有驾驭英文经贸法律文字的能力。本文拟就涉外经贸法律文件起草与翻译的有关事宜分述如下。

一、 经贸法律文件起草与翻译前的准备工作

在国际贸易的交往中,双方通过谈判或函电达成协议后,大都需要另行签订正式的书面文件(合同),以作为某项行为成立的依据。在起草与翻译经贸法律文件前,准备工作是极为重要的。在我国对外贸易的实践中,时常会发生一些纠纷或索赔,其原因是多方面的,但合同签订或翻译的不妥,是一 个重要的原因。
准备工作是起草和翻译涉外经贸法律文件的必经阶段。周密、充分的准备工作,将预示着一篇合格的经贸法律文件的诞生。既然准备工作如此重要,而不同种类的经贸法律文件又各具特色,很难作出总的概括,这里只能就一般性问题,略述一二。
着手起草与翻译之前,应首先确认准备起草和翻译的是一篇何种内容的经贸法律文件,以便事先熟悉以下有关的专业知识,因为一篇经贸法律文件往往涉及许多方面的知识。如一份《专有技术合同》除包括许可证合同的计价方法、支付方式和合同格式等专业知识外,还设及到技术、经济、贸易、法律等学科。因此,在正式起草和翻译之前,熟悉一下有关部门的专业知识和需要准备的资料或工具书,对有关资料进行有目的的收集与选择是大有益处的。特别是经贸法律文件中词语的要求,是相当严谨和精确的,有时为了排斥歧义的产生,必须保持一种译文。在起草和翻译前,要勤查专业书籍,对每个词语和术语要进行精确地选择,绝不允许文字上有一点的随意性。拿“offer”和“acceptance ”这两个词来讲,普通的英文词典中“offer ”被解释为:“提供、提议、意图;“acceptance ”被解释为“接受、领受、验收”等意思,但在一份商务合同中,“offer”只能译为“要约”,相应的“要约人”是“ offerer”; “acceptance”只能译为“承诺”,相应的“承诺人”就是“ acceptor ”。例如在起草专有技术合同中的计价方法时,经常碰到两种价格,即:“统包价格”和“提成价格”,翻译这两种价格时,一定要弄清其实质含义,绝不可信手拈来。第一种价格,实际上是一种“一次总算”的计价方式,具体做法是把技术转让的一切费用在签约时协商谈妥,然后在合同中明确地列出合同的总价和若干分项价格,故译为“Lumpsum price ”;后一种价格,是一种滑动的计价方式,具体做法是在项目建成投产后,按合同产品的生产数量或净销售额提取一定的百分比费用,作为技术转让的酬金,这种百分比实际上是一种“提成率”,因此,“提成价格”被译为“Royalty price”.
在起草一篇经贸法律文件前,律师还要认真慎重地研究规定交易双方当事人的各项权利和义务,做到:准确、完整、清楚、具体。因为一个贸易合同一经签订,合同各方则必须全面履行,否则纠纷和索赔随之产生。

二、 经贸法律文件起草与翻译的原则

经贸法律文件不同于其他作品,有其独有的功能文体,笔者认为,在起草和翻译经贸法律文件时,应遵循以下三个原则:

(一) 用语正确
经贸法律文件必须写的正确、译的忠实,因为这类文件都牵涉到双方当事人的权利、义务,是各方行使权利和履行义务的依据。经贸法律文件的用语正确应表现在三个方面:(1)词语正式:经贸法律的词语根据其场合,有正式和非正式之分,正式词语主要用语正式的经贸法律文件中,而非正式词语一般用语报告、报纸、交谈等方面。请看下例条款:“本合同的取消或提前终止,均不影响履行合同10.5条和10.6条规定的义务。”译为:“The obligations contained in Articles 10.5 and 10.6 shall neither be affected by the liquidation of the contract nor by a premature termination of the same ”这个条款中的“取消”用了“Liquidation ”;“终止”用了“termination ”,都属于“正式词语”,相反,“ cancel ”(取消)和“end ”(终止)就属于“非正式词语”。(2)叙述正确:经贸法律文件属于庄严性文件,叙述时一定要正确,做到内容既不夸大,也不缩小,使语言具有真实可信的小规模,例如,在买卖合同中,一方当事人总要求另一方当事人提供标的物的样品,并同时询问,“所供货物是否与样品完全相同”,如果另一方答复“The goods supplied are exactly equal to the sample” 那就有点不符合实际了,因为凭样品样品成交货物,一般不可能绝对完全一样,答复的一方最好改写为“The sample represents as nearly as possible what we can supply” 这样一来就显得比较客观,也可以避免引起不必要的争议,这里特别需要提及的是数字、日期、货币单位、度量衡单位一定要正确;这类词语如有错误,将回产生严重后果。
(二)、完整规范
经贸法律文件要求用词规范、内容完整,符合约定俗成的含义,不能允许文字上的随意性,起草时应力求保持其内容的完整性。无论是“要约”还是“承诺”都要提出全部的问题或要求,例如,在报盘时,要向买方提出全部的交易条件,包括商品名称、数量、规格、价格、交货期、支付条件等,尤其是在报“实盘”时,更应全面完整,因为这种报盘一经买方在有效期内无保留地接受,交易即告成立,对双方都有约束力,如果不完整很可能引起不必要的纠纷。请看一份以电传形式达成的协议:“蝴蝶牌手提式缝纫机,200台,CIF 港口名称,每台250元,不可撤消即期信用证付款,立即装船,1月30日复到有效”,英译为:“COMMODITY BUTTERFLY BRAND PORTABLE SEWING MACHINES 200 Pcs RMB 250 EACH CIF IRREVOCABLE SIGHT LC PROMPT SHIPMENT VALID SUBJECT REPLY HERE 30/1”,电文中的sight LC = sight letter of credit (即期信用证),“立即装船”译为:“prompt shipment”一般指自开证行开证之日起30 天内装运,“1月30日复到有效”写成“valid subject reply here 30/1”, 这个短语中的“reply here” 中的“here”绝不能漏掉,如果写成“reply 30/1”, 那通常指1月30日发出,而用了一个“here” 则指1月30日我方收到复电,也就是讲,用一个“here”,把实际复电提前了几天,以上这份电文的起草就很完整规范,向买方提出了完整的交易条件,商品名称、数量、价格、复到日期支付条件都包括在内。这里需要强调的是,电传定约这种形式。通过电传定约,往往十分简练,同时夹杂许多特有的缩写,很可能导致语意不清,容易引起误解,所以就更要求“规范完整”。不过,通过数据电文定约,对方当事人一般要求签订成交确认书(sales confirmation),以签订确认书为合同成立。

(三)、清楚具体
由于经贸法律文件有其独特的表现方式,有时汉英两种语言出入很大,译文容易艰涩难懂,所以,在忠实原文的情况下,尽量使英文清楚、具体、使人看了清清楚楚、明明白白。“清楚具体”,首先要求起草文件是,使全文的条理清楚具体,不能有任何模糊和抽象的概念存在,翻译时应尽量摆脱受汉语思维习惯的影响,多注意两种语言的差异,绝对避免错译现象。(注:在有些情况下,对协议条款的解释有分歧时,是以英文为准的),现举几个不当例子分析如下:
例一:我们已收到你方支票,谢谢,该笔款项已汇入你帐户贷方。
英译:“We have received with thanks your check。The amount has been placed to your credit”.
这是一个我方收到对方支票的一种确认函,在这个句子中,起码有三个问题没有讲清楚,(1)没有支票号码;(2)金额不具体;(3)款项用途不明,此句最好改写为:“收到你方第00968号支票一张,金额计80美元,用以支付我方佣金,谢谢,该笔款项已计入你方帐户贷方”,英译为:“We have received with thanks your check No.00968 for U.S $80, in payment of our commission, The amount has been placed to your credit”.
三、 涉外经贸法律文件的审校

审校工作是起草和翻译经贸法律文件中不可缺少的一个步骤,这一步骤若完成不好,有可能影响到全局,笔者认为,审校工作最好采用个人负责与专家审校相结合的原则,作为涉外经贸法律文件的审校者,应该是有丰富实践经验,广泛专业知识和坚实英文基础的涉外经济律师或专家,一份经贸法律文件起草、翻译完毕后,主要任务就是做最后严格的审校工作,务求做到万无一失,有时在文件打印出以后,还会发现有印刷错误,因此,作为一名涉外经贸法律文件的审校者一定要有一丝不苟的认真负责精神,下面以一份经贸合同为例,就其主要条款的审校讨论如下:

A. 品质条块的审校
在审校品质条款时,应从以下几个方面进行:(1)审查各种表示品质的方法是否正确.例如,凡能用科学的指标说明其质量的商品,则适合“sales by specification grade or standard”(凭规格等级或标准买卖),如成分、含量、色泽、比重、密度、光度、性能若干等级。(2)审查对品质的要求是否切合实际、品质条款的规定要体 现平等互利的原则,起草的条款要切合实际,对品质的要求既不偏高也不偏低。

B. 数量条款的审校
数量条款审校的重点是数量、计量单位和计量方法。具体应注意下列事项:(1)审校数量的规定是否明确具体。数量条款一定要明确具体,不要使用诸如“about”等笼统含糊的字眼,以免引起争议。(2)审校计量方法是否准确,目前,在国际经贸中,主要的计量方法有a. Gross Weight (毛重)b.Net Weight(净重)c. Conditional Weight(公量)d. Theoretical Weight(理论重量):其中,皮重的计算方法有4种:Actual Tare(实际皮重)、Average Tare(平均皮重)、 Customary Tare(习惯皮重)和 Computed Tare(约定皮重),具体运用那一种计量方法,一定要定性准确,(3)审校交货数量是否有机动幅度。在实践中,卖方实际交货的数量往往难以完全符合合同规定的数量,尤其在某些大宗商品的交易中,为了避免引起纠纷,双方当事人在合同中最好规定一个机动幅度,如规定:“5% more or less at seller’s/buyer’s option”。(卖方/买方可以溢短装货5%)

C.价格条款的审校
在国际贸易中,价格是贸易合同的中心,在审查价格条款时,首先应注意商品的单位和总金额所使用的货币是否一致;其次还要注意商品价格中是否包含“佣金”(commission),由于国际上对佣金的使用有明的,也有暗的;如果是明的,就应明确规定:The price include 5% commission on FOB basis ( FOB价,包括5%佣金),如果是暗的,在合同中应明确规定为Net price (净价),写成 Price shall be FOB net in U.S dollar without the buyer’s commission unless otherwise stipulated or agreed on between both parties (价格以美元FOB净价计算,不包括买方佣金,双方另有规定除外)。

D.包装条款的审校
在审校包装条款时,应根据商品的性能、特点、运输方式以及各国的习惯进行全面地审查,尤其对包装的具体规定,一定要明确具体,不宜笼统含混地使用诸如:seaworthy packing, customary packing, usual packing 等词语,应根据不同商品的性能,规定不同的包装条件,如:“seaworthy packing”(海运包装)一般要求牢固,具有防止挤压的功能,所以应具体规定为:“To be packed in seaworthy wooden case with tin lining and iron hoops”(以坚固、适于海运的木箱包装,内衬锡板,外加铁箍),此外,审校包装条款时,还应注意Mark(包装标志)的规定是否确切,特别是Indicative Mark(指示标志)和Shipping Mark(运输标志)一定要易于识别,如果这两项标示写的不具体,很可能在装卸、搬运或运输过程中发生问题。
E. 交货条款的审校
交货条款在国际贸易合同中,也是重要条款之一,在审校时,应对装运港和目的港、装运期、交货方法以及不能交货的责任和处理方法作全面的审查。如在合同中,不应笼统规定 “Prompt Shipment” (既其装运),在交货条款中,特别是对装卸港的规定,一定要具体明确,像“Port of discharge” 和“port of destination” 这两个短语 ,尽管前者是“卸货港”;后者是“目的港”,但两者有时是相同的,有时也有区别,因为实践中“port of destination 可能在 “port of discharge” 之后。例如,我们向阿富汗出口货物,一般把货运到巴基斯坦港市Karachi ,然后再陆运到阿富汗首都Kabul, 因为阿富汗是一个内陆国家,不能作为海运目的港,可写为“To Kabul Via Karachi ”,但这种写法只能作为运输标记的一部分写在“装船唛头”,而不能作为独立的目的港名出现,在“目的港”的一项内,只能写卸货港口名“Karachi” (port of discharge)

F. 支付条款的审校
在一笔国际贸易中。买卖双方对付款时间和付款方式都倍加关心,为了保证货款的安全收付,双方必须对支付条款作出明确的规定,在审查支付条款时,应着重注意支付方式是否明确,一般讲,支付方式应根据当事人的经营意图、成交数量来确定,比如,成交标的不大的货款,可以采用“Transfer”支付方式;在大宗商品交易的情况下,可以采用“L/C”支付方式。另外,对支付时间也应仔细审查,如“买方应于 1992年12月1日以前将全部货款用电汇方式预付给卖方。”被译成了“The buyers shall pay the total to the sellers in advance by Telegraphic Transfer before October,1,1992”,这个条款中的“于1992年12月1日以前”应理解为:“不迟于1992年12月1日”,改为:“not later than October,1,1992”更精确些。
G. 商检条款的审校
在国际贸易中,商品检验机构出具的证明是买卖双方交换货物、支付货款和索赔与争议的依据,具有重要的意义。在审校商检条款时,应着重注意对“检验权”条款的审校,因为这个条款涉及到买卖双方由谁来决定商品的品质、数量或包装是否符合合同规定的问题。在国际贸易中,关于检验权条款的规定一般有三种,一是以离岸品质、数量为准;二是以到岸品质、数量为准;三是以装运港的检验证明为议付货款的依据,但是货到目的港时,买方有复检权。这三种做法,比较合理的是第三种。所以,我国在对外贸易合同中,一般采用第三种做法,尤其是在进口合同方面更是如此,请看下面一例“商检条款”:“货 到目的港(港口名称)————天内经中国商品检验局复检,如发现品质或数量或重量与本合同规定不符,买方凭中国商品检验局出具的检验证明书,向卖方提出退货或索赔,所有应退货或索赔引起的一切费用及损失均由卖方负担”,英译:“If the quality, quality or weight of goods are not found in conformity with those stipulated in this contract after reinspection by the China Commodity Inspection Bureau within____ days after arrival of the goods at the port of destination, the Buyers shall return the goods to or lodge claims against the Sellers for compensation of losses on the strength of Inspection Certificate issued b y the said Bureau, All expenses and losses arising from the return of goods or claims should be borne by the sellers.”审校时,会发现这个条款还不尽完善,首先应补进一项除外责任,因为发现品质、数量或重量与合同规定不符,不完全是卖方的责任,有些责任是由船运公司或保险公司所付的,所以应补进一项:“除属保险公司或船运公司负责者外”,英译:“with the exception of those claims for which the insurers or the carriers are liable”;其次,条款的英译文也有两处不妥:①从句中的连词“if”应换成“in case”,在合同英文中“in case”与“if”不是同一意思,“in case”主要用于陈述预防措施,暗示提前做某些事情以保证安全。另外,从句中的谓语也应改为虚拟语气In case+S+(should)+V,这样一来使人觉得发生索赔的可能性很小。②从句中“not”的位置应防在“in conformity with”的前面,表示“发现…与…不符”。
以上这个条款经审校改为:“In case the quality, quatity or weight of goods be found not in conformity with those stipulated in this contract after reinspection by the China Commodity Inspection Bureau within_____days after arrival of the goods at the port of destination, the Buyers shall return the goods to or lodge claims against the Sellers for compensation of losses upon the strength of Inspection Certificate issued by the said Bureau, with the exception of those claims for which the insurers or the carriers are liable…”

H. 索赔条款的审校
在履行合同中,由于合同一方未能履行或未能全部履行合同规定的义务而引起纠纷,并由此导致受损失的一方向另一方索赔,引起争议、索赔的原因主要有三种,一是由于卖方违约,如:拒不交货、逾期装运、数量短缺、质量规格与合同规定不符,未按合同规定进行包装而造成损坏等;二是由于买方违约,如:拒开或迟开信用证,无理拒收货物,在F.O.B. 条件下,不按时派船等;三是合同本身的条款不明确,致使当事人看法不一。因此,在双方当事人认真、全面履行合同的基础上,一定要使各项条款明确完整、万无一失。
索赔条款是合同的重要“关口”,有时因索赔条款规定的不明确,导致整个合同履行的前功尽弃。审校索赔条款时应特别注意索赔的期限,在索赔条款中,一方向另一方提出索赔要求,一般应在索赔的有效期限内。如规定:“买方应在货到目的港30天内向卖方提交索赔通知,在此期间如卖方未接到买方索赔通知及公证行开立的公证报告,则认为买方无索赔要求”,英译:“Buyer must give seller notice of any claim within 30 days after arrival of goods at port of destination. Unless such notice, accompanied by proof certified by an authorized surveyor, arrives at the seller’s office during such 30 days’ period, Buyer shall be deemed to have no claim”,
(注:译文中的 “notice of any claim”前应加 “written”,因为,解决索赔案件必须以书面形式提出,往往是先发电报提出索赔要求,再发信件,详细申述;最后一句译文 “to have no claim”表达也欠妥,“认为买方无索赔要求”,意思是:“买方在有效期内没有提出索赔要求,可以认为买方放弃这种要求”,应改译为 “to have waived any claim” ,句中的“放弃”一词选用“waive”更好些,因为 “waive”这个词主要表示 “one shall not insist on a right or claim”
以上这个条款的规定应该是没问题的,但请注意:有些货物的潜在毛病在索赔的有效期内,是不容易发现的,所以,最好再补充规定:“有关潜在瑕疵,无论买方所提出的索赔时间早晚,卖方均不得拒绝”,英译为“seller shall, nevertheless be responsible for latent defects of the merchandise regardless of any delay of Buyer to give such written notice of claim”.

四、结束语
根据以上讨论不难看出,涉外经贸法律文件的起草与翻译,涉及许多有关中外法律、国际经贸、专业英文等方面的内容。且包括许多技术性问题,固要求涉外经济律师在起草和翻译经贸法律文件时,力争作到严于律己,具有一丝不苟的认真负责精神和实事求是的科学态度。要深入理解经贸法律语言的准确性、规范性,严格按经贸法律文件起草与翻译的原则行事。在定稿前,应对文件作最后的审校,对文件中的每个词句、数字、金额、日期、每项权利、义务做严格、细致的审校,务求作到天衣无缝,才能最后定稿。

作者:王春晖 

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